Uma mudança de escritório corre mal quando se trata equipamento de trabalho como caixas de casa. Planeamos à volta do vosso horário — normalmente ao fim de semana — para que na segunda-feira ninguém ande à procura do monitor.
Fazemos a vistoria por vídeo durante a semana, acordamos um preço por escrito e mudamos fora do horário — sexta à noite para sábado é o formato habitual, para que a segunda de manhã comece no escritório novo e não à volta de caixas.
O material informático sai em último e entra em primeiro. Monitores, docas e cabos são fotografados no momento em que se desligam, e os cabos vão ensacados e identificados por posto. Voltar a ligar tudo é a parte que custa dinheiro real a uma empresa, e é a parte que mais facilmente corre mal com quem só muda casas.
Cada secretária leva um número, cada caixa e cadeira leva o mesmo número, e a planta do escritório novo fica acordada antes do dia. Ninguém deve estar num corredor ao sábado à tarde a decidir onde fica a contabilidade.
Cinco postos, uma mesa de reuniões e alguns armários é meio dia. É neste tamanho que as empresas tentam muitas vezes fazer sozinhas, com funcionários e uma carrinha alugada — e costuma ser falsa poupança depois de contar a segunda-feira gasta a recuperar.
Dez a doze postos com bastidor e copa é um dia inteiro, por vezes repartido entre sexta à noite e sábado.
Uma loja ou um estúdio é outro trabalho: stock, prateleiras e equipamento em vez de secretárias, e o constrangimento costuma ser a janela de cargas da rua comercial e não o volume.
Recebe fatura com o NIF da empresa, que é o que torna a mudança um custo dedutível. Não é um pormenor — uma empresa não consegue sequer lançar na contabilidade um pagamento sem documento.
Pagamentos de 1 000 € ou mais que envolvam uma empresa têm de ser feitos por meios rastreáveis e não em numerário, o que significa que uma equipa informal não é verdadeiramente opção numa mudança de escritório, custe o que parecer custar.
O seguro de mercadorias transportadas cobre o equipamento tal como cobre mobília doméstica, e enviamos o capital da apólice antes de reservar. Para um piso cheio de monitores e portáteis compensa ler em vez de assumir.
O que não fazemos: bastidores que exijam desmontagem técnica, seja o que for que precise de eletricista, e arquivo morto. Dizemos isso na vistoria, em vez de descobrir na própria noite.